Электронный учебно-методический комплекс "Информационные технологии в профессиональной деятельности"

Лабораторная работа № 3.
Программное обеспечение ИТ.
Обработка текстовых документов и работа с документами сложной структуры. Подготовка электронных документов средствами Word (4 часа)

Цель работы: познакомиться с возможностями текстового редактора Word для подготовки научной документации и документов сложной структуры. Получить представление о возможностях создания электронных документов средствами Word. (ОК-1, ОК-4, ПК-1).

Организационная форма занятия: лабораторная работа.

Вопросы (компетенции, навыки) для освоения:

1. Изучить возможности текстового редактора Word для подготовки научной документации и документов сложной структуры.
2. Научиться профессионально работать с текстовыми документами и оформлять их.
3. Научиться автоматически создавать оглавление к документу.
4. Научиться добавлять в документ таблицы, диаграммы, формулы, сноски, ссылки, указатели, примечания и другие элементы научных статей.
5. Научиться работать с большим документом в режиме «главного документа»
6. Научиться создавать электронные документы средствами Word.

Задания для выполнения и методические рекомендации:

Работа с документами сложной структуры

В документы большого размера могут вставляться некоторые элементы, которые обычно не встречаются в небольших документах: разделы, закладки, перекрестные ссылки, оглавление, предметный указатель, колонтитулы, списки иллюстраций и таблиц и пр. Особенности использования этих элементов зависят от выбранного способа работы с большим документом. Кроме того, в большом документе целесообразно использовать стили для оформления его текста.

Оформление документа с использованием стилей

Стиль - это набор параметров форматирования, который сохраняется под своим именем и может многократно использоваться. Стили позволяют ускорить процесс оформления документов, создавать документы определенных стандартов, структурировать документы.

Word содержит большое число стандартных стилей оформления. Кроме того, пользователь может создать свои собственные стили. Стили бывают двух типов: стили символов и стили абзацев.

Когда пользователь создает новый документ и начинает набирать текст, этот текст автоматически оформляется стилем «Обычный». Заголовкам документа пользователь должен присвоить стили соответствующие уровням этих заголовков. Это позволит получить структурированный документ и автоматически добавить к нему оглавление.

Задание 1. Работа со стилями.  

1. Скопировать в личную папку документ Текст_1.doc, открыть его. Текстовый документ оформлен стилем Обычный. Изменить параметры стиля Обычный.
2. Панель Главная – Стили – щелчок правой клавишей мыши по Обычный – Изменить. В диалоговом окне Изменение стиля установите: Кегль – 14, Выравнивание – по ширине, Интервал – полуторный, добавить отступ в первой строке абзаца: Формат – Абзац – Первая строка – Отступ. Убедитесь в том, что оформление текста изменится на всех страницах документа.
3. Оформить все заголовки документа Текст_1.doc (заголовки в тексте выделены полужирным шрифтом) стандартными стилями в соответствии с их уровнем (Стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3). Для чего выделить соответствующий фрагмент текста и выбрать стиль на панели Стили. Изменить параметры стилей заголовков (Например, для заголовка первого уровня – Заголовок 1: гарнитура – Times New Roman, кегль – 16, начертание – полужирный, Формат – Шрифт - Все прописные, цвет текста - синий, выравнивание по центру,  Формат – Абзац – Первая строка – отступа Нет). Для других уровней заголовков настройте параметры по своему усмотрению).
4. Создайте два собственных стиля (Мой стиль 1 и Мой стиль 2). Стиль может быть создан двумя способами:
   1. «По образцу». Для этого необходимо: отформатировать фрагмент, который будет служить образцом; установить курсор внутри фрагмента; вызвать команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль… на панели Стили, дать имя создаваемому стилю Мой стиль 1 в поле Имя - щелкнуть на ОК.
   2. «С нуля». Для создания стиля таким способом следует: вызвать команду Формат - Стили и форматирование - нажать кнопку Создать стиль - ввести имя нового стиля Мой стиль 2 в поле Имя - выбрать тип стиля (стиль абзаца или символа) - в поле Основан на стиле установить «Обычный» - нажать кнопку Формат - выбрать из списка параметров формата нужные и задать желаемые характеристики - щелкнуть на ОК.

Примените созданные стили к любым двум абзацам вашего текста.

1. В тексте часто встречаются нумерованные и маркированные списки. Их так же можно оформить с использованием специальных стилей списков. Например, оформим список литературы, расположенный в конце документа, для чего выделите источники и на панели Стили выберите стиль Список (если вы не находите нужный стиль выберите категорию Все в списке Показать). Если выбранный стиль не содержит нумерации абзацев, ее можно добавить: Команда Изменить – Формат – Нумерация – вкладка Нумерованный – выбрать любую нумерацию из предложенных вариантов).
2. Найдите в тексте любой список и оформите его виде маркированного списка перечислений.

Автоматическое создание оглавление документа

Оглавление или содержание дает читателям представление об основных положениях тем, рассматриваемых в документе, и позволяет лучше ориентироваться и быстрее перемещаться в документе.

Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры (Уровень структуры. Формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»). Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа.) или стилей заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».).

Задание 2. Создание оглавления

1. В документе Текст_1.doc переместите курсор в конец документа. На панели Ссылка выберите Оглавление. Выберите готовый стиль оглавления из предложенных или настройте стиль оглавления, выбрав команду  Оглавление, задайте три уровня заголовков для включения их в оглавление и другие параметры оглавления, например, заполнитель (рис. 3.1.).

Рисунок 3.1. Диалоговое окно Оглавление и указатели

1. Щелкните по кнопке Изменить диалогового окна Оглавление и указатели. Открывшееся окно Стиль позволит оформить стиль каждого пункта оглавления (Оглавление 1, Оглавление 2, Оглавление 3) по вашему усмотрению. Настройте параметры оглавления.

Внимание! Если оглавление уже создано, стиль его пунктов так же можно настроить, для этого необходимо выделить оглавление, щелкнуть правой клавишей мыши по нему и в контекстном меню выбрать Изменить поле – Оглавление – Изменить.

Рисунок 3.2. Диалоговые окна для изменения стилей оглавления

1. Измените название одного или нескольких разделов документа, добавьте или удалите некоторые абзацы. Обновите оглавление (Щелчок правой клавишей мыши в области оглавления – Обновить поле – Обновить целиком).
2. Созданное оглавление является гипертекстом, т.е. позволяет переходить к соответствующим разделам документа. Попробуйте из оглавления перейти к одному из разделов вашего документа, для чего, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните левой клавишей мыши по любому пункту оглавления.

Создание закладок, сносок, примечаний, перекрестных ссылок

Закладка – это место в документе, которому дано имя. Закладки используются для быстрого перемещения к определенному месту в документе.

Задание 3. Закладки

1. Создайте несколько закладок в вашем документе, для чего: выделите элемент, которому следует назначить закладку, или щелкните в документе место для ее вставки. На панели Вставка выберите команду Закладка. В поле Имя закладки введите или выберите нужное имя. (Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов). Нажмите кнопку Добавить.
2. Перейдите к фрагментам вашего документа, используя созданные закладки (Вставка – Закладка – выберите закладку - Перейти).

Сноски.

Word может создавать два вида сносок – обычные и концевые. Обычная сноска располагается, как правило, внизу страницы, а концевая – в конце раздела или документа.

Задание 4. Сноски

Добавьте в документ одну две сноски, для чего установите курсор в конце слова или предложения, к которому будет добавлена сноска. На панели Ссылки выберите команду Вставить сноску (сноска будет добавлена на текущей странице) или  Вставить концевую сноску (сноска будет добавлена в конце документа или в конце раздела). Курсор автоматически переместиться в область для сноски. Введите текст сноски. Для удаления сноски достаточно удалить ее маркер в тексте документа.

Примечания предназначены для добавления комментариев к документу. Примечания являются самым подходящим местом для замечаний и вопросов рецензентов к автору документа.

В примечание включается информация о рецензенте, сделавшем это примечание. Информация о рецензенте должна быть предварительно введена в поле Имя пользователя, Инициалы в меню Файл – Параметры – Общие.

Задание 5. Создание примечаний 

1. Введите свои данные как о рецензенте документа Текст_1.doc.
2. Добавьте примечания к любому параграфу документа, для чего установите курсор в том месте документа, к которому надо сделать примечание. На панели Рецензирование выберите команду Создать примечание. В панель Примечание введите текст примечания.

Работа с примечаниями ведется при помощи вкладки Примечания панели  Рецензирование.

Примечания удаляются, если удалить весь текст, содержащий знак примечания.

Перекрестные ссылки облегчают ориентацию в документе, если при чтении приходится обращаться к фрагментам, расположенным на разных страницах.

Перекрестная ссылка состоит из двух частей: из текста вводимого вручную, и из информации вставляемой Word автоматически. Например: текст «См. также стр.», затем перекрестная ссылка на номер страницы или номер абзаца; или «См. также», затем перекрестная ссылка на слово, которое используется в  тексте в качестве Закладки.

Задание 6. Перекрестные ссылки

Создайте перекрестную ссылку, для чего

1. Введите сопроводительный текст перекрестной ссылки, например, См. также.
2. На панели Вставка выберите Перекрестная ссылка.
3. В списке Тип ссылки – объект, на который делается ссылка (например, Закладка).
4. В списке Вставить ссылку на – вид информации об объекте (например, Текст закладки).
5. В списке Для какого объекта – конкретный объект выбранного типа.
6. Нажать кнопку Вставить (рис. 3.3.).

Рисунок 3.3. Диалоговое окно Перекрестные ссылки

Попробуйте осуществить переход по созданной вами перекрестной ссылке.

Работа с таблицами

Для вставки таблицы следует поместить курсор в то место документа, где должна быть таблица. На панели Вставка выбрать Таблица – Вставить таблицу…. В раскрывшемся диалоговом окне следует указать необходимое число строк и столбцов и ширину столбцов. Если оставить вариант ширины столбцов «Авто», то будет создана таблица по ширине страницы.

Для объединения строк или столбцов их следует выделить и в контекстном меню выбрать команду Объединить ячейки. Для того, чтобы разбить ячейки необходимо установить курсов в ячейку и в контекстном меню выбрать команду Разделить ячейки и указать количество строк и столбцов.

Для добавления рамки к таблице необходимо выделить таблицу и в контекстном меню выбрать  Границы и заливка – вкладка Граница - Сетка – выбрать Тип – выбрать Ширина – применить к таблице – ОК.

Для выполнения вычислений в таблицах необходимо поместить курсор в нужную ячейку – вкладка Макет – Формула – Вставить функцию: выбрать функцию – Указать направление расчетов (Left или Above).

Задание 7. Создание таблицы

Добавьте в документ Текст_1.doc таблицу следующего вида, оформите таблицу, произведите расчеты среднего показателя по данным таблицы.

Таблица 3.1. - Таблица оценка показателей качества электронных учебников для дистанционного образования

Добавление диаграммы

С помощью Microsoft Graph можно создать диаграмму для включения в документ Word: Вставка – Диаграмма. В документе Word открывается два окна: в одном расположена таблица данных, в другом диаграмма, построенная по этим данным. Данные в таблицу данных можно скопировать через буфер из таблицы, вставленной в документе Word или ввести непосредственно в программе Microsoft Graph.

Задание 8. Постройте диаграмму по данным таблицы оценки показателей качества электронных учебников (рис. 3.4.).

Рисунок 3.4. Диаграмма

Работа с редактором формул Microsoft Equation

Редактор формул позволяет осуществлять набор формул любого уровня сложности. Формулы вставляются в документ как объект (панель Вставка – Формула). Открывается палитра шаблонов формул (рис. 3.5). Пользователь, выбирая шаблоны и заполняя их данными, создает формулу.

Рисунок 3.5. Палитра шаблонов формулы  

Задание 9. Создайте следующие формулы: 

Связывание и внедрение объектов

Windows позволяет объединить в одном документе фрагменты файлов, созданные различными программами. Например, в документ Word можно вставить рисунок, электронную таблицу, звуковую информацию, видеофрагмент и т.п. Существует несколько способов передачи данных (вставка, внедрение, связывание). Особенность связанных файлов заключается в том, что данные реально не передаются в файл-приемник, они остаются в файле-источнике. Связывание данных очень удобно, когда нужно одни и те же данные вставить в несколько файлов-приемников. При этом существенно экономиться дисковое пространство, так как данные хранятся в одном экземпляре в файле-источнике. Кроме того, существенно ускоряется процесс редактирования данных (достаточно один раз отредактировать данные файла-источника), а затем обновить связи. Недостатком связывания является то, что нельзя перемещать, переименовывать, удалять файл-источник.

Задание 10. Вставьте рисунок ОрганизацияДО.jpg, в документ Текст_1.doc, установив связь с внедренным файлом, для чего:

1. Скопируйте файл ОрганизацияДО.jpg в свою папку.
2. Внедрите рисунок ОрганизацияДО.jpg, в документ Текст_1.doc, установив связь с внедренным файлом (меню Вставка – Объект –Объект… - Создание из файла – Обзор: выбрать внедряемый файл – Вставить – включить Связать с файлом – ОК). Сохраните документ.
3. Убедитесь, что связь с файлом-источником поддерживается: внесите изменения в файл ОрганизацияДО.jpg, открыв его в графическом редакторе Paint. Сохраните. В файле Текст_1.doc выполните команду меню Файл – Сведения – Обновить связи.

Добавление названий к рисункам и таблицам. создание перечня таблиц и иллюстраций

Если в документе присутствует большое число таблиц, формул или рисунков, то для облегчения работы с документом в него можно вставить перечень рисунков, таблиц и формул. Предварительно для тех объектов, которые должны быть включены в перечень, нужно создать стандартное название.

Задание 11. Добавьте названия для всех рисунков и таблиц файла Текст_1.doc, для чего

1. Выделите таблицу/рисунок и вызовите контекстное меню щелчком правой клавиши мыши по выделенному объекту.
2. Выберите команду Вставить название и, в открывшемся диалоговом окне, выполните настройки для названий рисунков/таблиц документа (рис. 3.6). Например, для рисунков установите параметр положение: под выделенным объектом, а для таблиц – над выделенным объектом.

Рисунок 3.6. - Диалоговое окно Название

1. Создайте список иллюстраций и список таблиц в конце вашего документа: панель Ссылки – Список иллюстраций – в списке Название сначала выберите Рисунок – ОК, затем Таблица – ОК (рис. 3.7).

Рисунок 3.7. - Диалоговое окно Оглавление и указатели

Создание предметного указателя

Предметный указатель содержит список основных понятий и терминов, которые рассматриваются в документе, с указанием номеров страниц, содержащих упоминание этих названий и терминов.

Задание 12. Создайте предметный указатель основных понятий и терминов документа Текст_1.doc.

Прежде чем создать предметный указатель, следует пометить все элементы, которые должны быть внесены в указатель. Для этого:

1. Следует выделить слово или сочетание слов, ссылка на которые должна быть в предметном указателе.
2. 2.    Выбрать Ссылки – Предметный указатель– вкладка Указатель – кнопка Пометить.  
3. В открывшемся диалоговом окне Определение элемента указателя выбрать Пометить (чтобы пометить только одно выделенное сочетание) или Пометить все (чтобы пометить все вхождения выделенного сочетания в документе).

Внимание! Диалоговое окно Определение элемента указателя можно не закрывать, пока не будут помечены все элементы в тексте для создания указателя.

1. Для сборки предметного указателя поместите курсор в ту точку, где должен появится указатель, например в конец документа. Вызовите команду Ссылки - Предметный указатель – вкладка Указатель. Выберите формат указателя, установить число колонок для текста указателя и настройте другие параметры. Нажмите ОК.

Разбивка документа на разделы

Одним из важнейших структурных элементов документа является раздел. Разделы – это части документа, которым назначают некоторые параметры, например, размеры страницы и ее ориентация, количество колонок, колонтитулы и др. Изначально каждый документ состоит из одного раздела. Но если необходимо отдельным частям документа назначить разные характеристики, следует в документе создать несколько разделов.

Создаются разделы следующим образом:

1. Поместить курсор в ту точку документа, откуда должен начаться новый раздел.
2. Выполните на вкладке Разметка страницы команду Разрыв и, в открывшемся списке, выбрать нужный вариант.

Задание 13. Разбейте документ Текст_1.doc на разделы в соответствии с главами документа, организуя новые разделы на текущей странице.

Первый раздел добавьте после заголовка Введение, второй в конце текста введения, все последующие после глав документа.

Для удобства работы подключите непечатаемые знаки (символы форматирования). Значок на панели Главная.

Оформите раздел ВВЕДЕНИЕ в виде двух колонок текста. Для чего установите курсор в пределы текста введения, выберите на панели Разметка страницы команду Колонки – Тип: Две – ОК.

Убедитесь, что в виде колонок был отформатирован текст только раздела ВВЕДЕНИЕ.

Добавление к документу колонтитулов

Каждая страница документа, помимо полей и области текста, имеет две области, называемые колонтитулами на верхнем и нижнем поле документа. Если ввести в колонтитул на одной странице какую-либо информацию, то данная информация будет повторяться на каждой странице. Word позволяет размещать различную информацию на первой, четных и нечетных страницах документа. Если документ разбит на разделы, то для каждого раздела можно организовать свой колонтитул. Для этого в областях Различать колонтитулы диалогового окна Параметры страницы – вкладка Источник бумаги (панель Разметка страницы) необходимо выполнить соответствующие настройки (рис. 3.8).

Рисунок 3.8. - Диалоговое окно Параметры страницы

Задание 14. Создайте различные колонтитулы для первой страницы и созданных разделов документа Текст_1.doc.

Для перемещения в область колонтитула выберите команду Верхний/Нижний колонтитул панель Вставка.

В колонтитул первой страницы введите название документа, в колонтитулы нечетных страниц – название главы, в колонтитул четной страницы дату работы с документом (кнопка Дата, панели инструментов Колонтитулы).

Добавьте элементы оформления к колонтитулам, например, горизонтальную черту, которая будет отделять колонтитул от основного текста документа.

Работа с большим документом в режиме «главного документа»

Word может работать с документами любого размера. Но если документ имеет большой объем, то целесообразно разделить его на несколько файлов и работать с ними как с отдельными документами, входящими в состав одного (главного) документа. Главный документ позволяет работать с отдельными файлами как с одним единым документом. Документы, вставленные в главный документ, называются вложенными документами. При работе с главным документом вложенные документы отображаются на экране как части главного документа, но хранятся в отдельных файлах.

Задание 15.

1. Создайте новый документ и введите заголовок нового документа: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ WEB-ТЕХНОЛОГИЙ В ДИСТАНЦИОННОМ ОБУЧЕНИИ. Сохраните документ в своей папке под именем Главный.doc.
2. Выберите команду Вид – Структура.
3. Поместите курсор в ту точку, где должен начаться вложенный документ (сразу под заголовком). Включите кнопку Показать документ - Вставить на панели Структура (Главный).

Рисунок 3.9. – Панель инструментов Структура

1. В диалоговом окне выберите Файл1.doc, в котором находится вложенный документ, нажмите Открыть.
2. Добавьте последовательно в состав главного документа все вложенные (Файл2.doc – Файл6.doc). Сохраните документ.

После того, как главный документ создан, с ним можно продолжать работать в режиме Структуры. В этом режиме главный документ отображается как совокупность вложенных документов. Причем, вложенные документы могут отображаться в виде значков (документы «свернуты»), либо могут быть «развернуты», тогда отображается текст документа. Для перехода от одного способа отображения к другому используется кнопка Свернуть/Развернуть вложенные документы  на панели инструментов Структура.

1. Сверните структуру документа, нажав на кнопку Свернуть вложенные документы. Теперь все вложенные документы выглядят как гиперссылки на файлы.

В режиме Главного документа можно работать с каждым вложенным документом как с отдельным файлом.

1. Откройте первый вложенные документ (Файл1), щелкните ссылку, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Вложенный документ при этом открывается в отдельном окне. Внесите изменения в документ. Сохраните и закройте вложенный документ. Убедитесь, что изменения присутствуют и в составе главного документа (Разверните документ).

В главный документ можно вставлять оглавления, указатели, перекрестные ссылки, сноски, сквозную нумерацию.

1. Добавьте оглавление в конец главного документа, убедитесь, что в оглавлении отражаются все разделы вложенных документов. Внимание! Вложенные документы предварительно следует развернуть.

Рекомендуемая литература:

Основная:

1. Могилев А.В., Пак Н.И., Хеннер Е.К. Информатика. Учебное пособие. для студ. высш. учеб. заведений. 2-е изд., 848 с. Издательство: Academia, 2008./ Системы обработки текстов стр. 128.
2. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс. Учебник для вузов. Изд-во: Питер, 2009. – 640 с. /Создание простых текстовых документов стр. 253.

Дополнительная:

1. Программное обеспечение ЭВМ (практическое руководство по работе с приложениями OpenOffice.org): Учебно-методическое пособие. – Ставрополь: Изд-во СГУ, 2009. – 235 с. (Тестовый процессор OpenOffice.org Writer – стр. 7-76).

Интернет-ресурсы:

1. http://www.intuit.ru/department/office/msword2007 - Офисные технологии: Microsoft Word: Интерфейс Microsoft Word 2007, Работа с файлами, Работа с документом, Оформление текста, Работа с таблицами, Графические возможности.
2. http://office.microsoft.com - официальный сайт Корпорации Майкрософт (Microsoft Corporation)

Задание для развития и контроля владения компетенциями:

Используя полученные знания, оформите курсовую работу (реферат), соблюдая все правила оформления документов сложной структуры.

На основе полученного документа создайте его электронную версию (в виде электронного пособия).